Tp, HCM ngày 24 tháng 5 năm 2010
Kính gửi: BGĐ Trung tâm thể dục thể thao Phan Đình Phùng
Thưa Quý Ban,
Chúng tôi- nhóm từ thiện “ Người Tôi Cưu Mang” xin chân thành cám ơn BGĐ trung tâm đã chấp thuận hỗ trợ cho chúng tôi tổ chức ngày hội thiếu nhi cho trẻ em kém may mắn vào ngày 29/5/2010 tại Trung tâm TDTT Phan Đình Phùng.
Để thuận lợi hơn trong công tác tổ chức, chúng tôi xin trình bày lịch thực hiện như sau:
Ngày 28/5 (thứ sáu):
Từ 15 giờ đến 20 giờ:
- Sử dụng phòng họp báo: tổ chức gói 300 phần quà cho các em thiếu nhi. Số lượng tình nguyện viên đến gói quà khoảng 15 người. Sau khi xong, xin được gửi toàn bộ số quà trong phòng này để sử dụng vào ngày hôm sau. Đồng thời, chúng tôi cũng gửi lại một tủ kem để phục vụ ngày hôm sau. Tủ kem này cần sử dụng điện.
- Khu vực sân khấu:
o Dù: căng 2 dù lớn. Số lượng tình nguyện viện thực hiện: 10 người
o Treo phướn: 1 phướn ngay bên trong cổng, 20 phướn dọc cầu thang khu vực chơi trò chơi vận động
o Sân khấu + phông: lắp đặt sân khấu và phông tại khu vực gần phòng giám đốc, cạnh sân tennis.
Ngày 29/5 ( thứ bảy)
Sáng: từ 9 giờ - 12 giờ
- Lắp đặt âm thanh, ánh sáng tại sân khấu
Chiều:
Từ 14 giờ
- Tại khu vực nhà xe: thực phẩm được vận chuyển đến để chuẩn bị. Các thiết bị mang theo gồm: xe đẩy lớn, bếp gas, các dụng cụ nhà bếp liên quan để phục vụ 300 phần ăn. Tình nguyện viên phục vụ: 10 người
- Tại phòng họp báo: sử dụng chuẩn bị trái cây, sữa…: 10 người
- Khu vực sân khấu và trò chơi: trang trí bong bóng, cây kiểng …: 10 người
- Sắp xếp bàn ghế: đủ để phục vụ 250 người. Tình nguyện viên: 5 người
Từ 16 giờ - 17 giờ 45
- Đón tiếp các em tại cổng. Chơi trò chơi vận động tại sân cầu lông.
Từ 18 giờ - 20 giờ 30
- Di chuyển các em qua khu sân khấu và ăn uống.
- Chương trình ăn uống và ca múa nhạc
- Tặng quà cho các em
- Dọn dẹp vệ sinh và kết thúc
Tóm lại:
Chúng tôi kính mong BGĐ hỗ trợ những việc sau:
1. Cho phép sử dụng sân tại các khu vực đã nêu
2. Cho phép sử dụng các phòng “ Họp Báo” ( để gói quà, trái cây, tủ kem…), 2 phòng VIP để nghỉ ngơi cho các em nhỏ và phụ huynh đi theo trong trường hợp cần thiết, thay đồ cho diễn viên …
3. Sử dụng điện tại tất cả các khu vực và phòng nêu trên.
4. Sử dụng một số cây kiểng để trang trí sân khấu
5. Sử dụng khoảng 30 ghế dựa để phục vụ khán giả, BTC
6. Ban bảo vệ PDP giữ gìn trật tự toàn diện cho khu vực. Chốt cổng ngoài sau khi các em nhỏ đã vào bên trong sân từ lúc 16 giờ.
Cuối cùng, chúng tôi trân trọng kính mời đại diện BGĐ đến dự chương trình vào lúc 18 giờ.
Xin chân thành cám ơn,
Đại diện BQT “ Người Tôi Cưu Mang”
