Quy trình và cách thức thực hiện chương trình của NTCM

[letuantu]

Để đảm bảo sự đồng nhất và minh bạch trong việc triển khai các chương trình, BQT đã thống nhất và công bố Quy trình và cách thức thực hiện chương trình của NTCM. Đây là cơ sở để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra một cách hiệu quả, minh bạch và đúng mục tiêu đề ra.

1/ CHƯƠNG TRÌNH DO THÀNH VIÊN NTCM TỔ CHỨC
a/ Cách thức thực hiện
- Đề xuất: Bao gồm hình thức hoạt động, đối tượng, địa điểm, thời gian, dự kiến quà tặng/hàng hoá/vật phẩm và dự kiến chi phí từng phần quà cũng như tổng chi phí chương trình.
Bên cạnh đó, Ban Tổ Chức (BTC) không giới hạn số người nhưng tối thiểu phải có khung nhân sự chủ chốt gồm 3 người: Trưởng nhóm, Thủ quỹ, Thống kê Báo cáo. (Khung nhân sự này sẽ hết nhiệm vụ khi chương trình được thực hiện xong).

- Xác minh: Tuỳ từng sự vụ mà xác minh có thể bao gồm xác minh trực tiếp và/hoặc xác minh gián tiếp (thư yêu cầu từ cơ quan chủ quản, danh sách người hưởng thụ có xác nhận của cơ quan chủ quản…)

- Phê duyệt: Dựa trên đề xuất và thông tin xác minh, BQT sẽ cân nhắc, trao đổi và thành viên BQT phụ trách sẽ cho quyết định triển khai hay yêu cầu bổ sung thông tin/giải trình.
  Chỉ khi nào có phê duyệt chính thức của Đại diện BQT, chương trình mới được triển khai

- Triển khai Thực hiện: BTC cùng nhau huy động tài chính về quỹ chung NTCM theo mục tiêu số tiền dự kiến trong phần đề xuất để đảm bảo đủ kinh phí thực hiện mua sắm các hàng hoá đã được phê duyệt theo nguyên tắc đúng chủng loại và dung tích/khối lượng. Trường hợp khan hiếm nguồn cung hoặc có những lựa chọn khác tốt hơn, được tặng hiện vật tương đương thì nhóm cần trao đổi để đi đến sự thống nhất.
    BTC yêu cầu tạm ứng từng đợt hoặc toàn bộ số tiền thực hiện tuỳ vào tiến độ huy động tài chính nhưng không vượt quá số tiền dự kiến đã được phê duyệt. Một số trường hợp ngoại lệ sẽ được BQT cân nhắc và điều phối nhiều hơn số tiền dự kiến đã được phê duyệt do phát sinh thêm số người hưởng thụ, do giá cả tăng đột biến…

Trước 10 ngày thực hiện chương trình, khoản đóng góp chưa đủ 80% theo kinh phí dự tính, BTC tự cân đối, cắt giảm chi phí cho phù hợp với số tiền đã kêu gọi được.
BQT sẽ cân nhắc xuất quỹ hỗ trợ thêm, không quá 20% kinh phí dự tính.

    Khi thực hiện chương trình tại địa điểm thực hiện phải có hình ảnh của NTCM thông qua biển hiệu (banner, backdrop) có tên/biểu trưng của nhóm.

b/ Vai trò, nhiệm vụ từng nhân sự của Ban Tổ Chức (BTC)

-Trưởng nhóm (Leader):  Chịu trách nhiệm chính trong suốt các khâu đề xuất - xác minh - huy động tài chính/hiện vật - triển khai - thực hiện - thống kê/báo cáo/quyết toán theo như thông lệ hoạt động của NTCM lâu nay (mô tả ở trên).
Leader được quyền quyết định những việc trong phạm vi chương trình đã được phê duyệt. Trong quá trình thực hiện, nếu có thay đổi gì phải chủ động trao đổi với cả nhóm cũng như thành viên BQT phụ trách.

-Thủ quỹ: Nhận tiền từ Thủ quỹ NTCM để thực hiện việc chi trả cho chương trình. Có nhiệm vụ thu và lưu giữ các hoá đơn, chứng từ, biên nhận, biên lai… để phục vụ cho quyết toán.
Phối hợp với Nhân sự Thống kê/Báo cáo trong suốt quá trình thực hiện.
Chuyển số tiền còn dư (nếu có) về Quỹ NTCM hoặc sang Quỹ khác theo mong muốn của Nhóm thực hiện hoặc theo Đề xuất của BTC trong vòng 30 ngày sau khi kết thúc chương trình.

-Thống kê - Báo cáo:  Có trách nhiệm cập nhật thống kê ủng hộ hiện kim, hiện vật lên Diễn đàn NTCM và thực hiện Báo cáo Tài chính trong vòng 7 ngày sau khi kết thúc chương trình

-Thành viên BQT phụ trách: Chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động mà nhóm thực hiện đề xuất, đảm bảo tất cả các khâu phải theo đúng quy định của NTCM.
Chịu trách nhiệm phê duyệt chương trình, theo dõi, điều phối các nguồn lực… trong phạm vi chương trình đã được phê duyệt.
Trong trường hợp chương trình có sự thay đổi khác với nội dung đã được phê duyệt trước đó, thành viên BQT phụ trách phải trao đổi với BTC Nhóm thực hiện và BQT (nếu thay đổi lớn) để đi đến sự đồng thuận trước khi quyết định.

c/ Thời gian triển khai thực hiện, kêu gọi & chuẩn bị cho chương trình 
- Đối với chương trình không khẩn cấp: tối thiểu 15 ngày (tính từ ngày đề xuất cho đến ngày thực hiện)
- Đối với chương trình cứu trợ/khẩn cấp: tối thiểu 07 ngày (tính từ ngày đề xuất cho đến ngày thực hiện)
***Lưu ý: Khuyến khích nhóm thực hiện lên kế hoạch, chuẩn bị sớm để đủ thời gian huy động kinh phí.

- BQT phải có phản hồi (ĐỒNG THUẬN/KHÔNG ĐỒNG THUẬN hoặc CẦN BỔ SUNG) khi các thành viên nhóm thực hiện đã cung cấp kế hoạch chương trình, không quá 2 ngày (tính từ thời gian bài viết gần nhất của các thành viên thực hiện)

2/ CHƯƠNG TRÌNH HỢP TÁC CÙNG VỚI HỘI/NHÓM KHÁC
a/ Nếu chương trình do NTCM nắm phần tổ chức chính, thì xem như hoạt động chương trình của chúng ta, các nhóm còn lại được xem như MTQ/TNV hỗ trợ, cách thức hoạt động xem lại mục 1.
b/ Nếu chương trình do nhóm khác nắm phần tổ chức chính, thành viên NTCM chỉ tham gia với tư cách cá nhân, NTCM chưa phải là nhà tài trợ.

Người Tôi Cưu Mang sẽ không thành công nếu thiếu bạn!